未経験から事務職へ。販売・接客から目指すとき、何から準備する？
立ち仕事が続いてつらい、土日に休みたい、もう少し落ち着いて働きたい。販売や接客の仕事をしていて、そんな理由で事務職を考える方は多いと思います。
ただ、いざ求人を見ると「事務の経験がない自分が応募していいのかな」と手が止まってしまうこともあります。
私は新卒で配属された店舗営業の仕事を2ヶ月で辞め、2社目は第二新卒として営業事務の仕事に就きました。その経験もふまえて、この記事では、未経験から事務職を目指すときに、何から順番に準備すればいいかを整理します。
- 未経験から事務職に転職できる？
- 販売・接客の経験は、事務で活きる？
- 準備1：どの事務を目指すかを決める
- 準備2：パソコンはどこまでできればいい？
- 準備3：志望動機と自己PRを、経験から組み立てる
- 状況別：志望動機の例文4つ
- 求人を探すときに見ておきたいこと
- よくある質問
未経験から事務職に転職できる？
一般に、事務職には「未経験歓迎」と書かれた求人も多くあります。とくに20代のうちは、経験よりも、基本的なパソコン操作ができるか、人と気持ちよくやりとりできるか、といったところを見てもらいやすいと言われています。
一方で、事務職は応募する人が多い職種でもあります。「未経験でも応募できる」と「未経験でも通りやすい」は別だと考えておくと、準備の大切さが見えてきます。
とはいえ、特別な資格や長い勉強期間が必要なわけではありません。やることは大きく3つです。目指す事務の種類を決めること、パソコンの基本を確認すること、そしていままでの経験を事務の言葉で説明できるようにすることです。
販売・接客の経験は、事務で活きる？
活きます。ただし、そのままの言葉では伝わりにくいので、事務の仕事に近い言葉に言い換える必要があります。
販売や接客の仕事には、実は事務に近い作業がたくさん含まれています。たとえば次のようなものです。
| 販売・接客でやっていたこと | 事務の言葉に言い換えると |
|---|---|
| レジ締め・売上の集計 | 金額の確認、数字のチェック、日次の報告 |
| 在庫の確認・発注 | 在庫データの管理、発注書の作成、取引先とのやりとり |
| 電話の受け答え・取り置きの対応 | 電話応対、問い合わせ対応、情報の取り次ぎ |
| お客様からの要望やクレームへの対応 | 相手の話を聞いて整理し、関係者に正確に伝える |
| シフトの調整・新人への説明 | スケジュール調整、手順の説明、マニュアルづくり |
| 店内のPOPや掲示物づくり | WordやExcelでの資料作成 |
表の右側のように書き出してみると、「事務の経験はないけれど、事務に近い作業はしてきた」と言えるものが見つかると思います。
私も長いあいだ「自分にはスキルがない」と思っていました。職務経歴書を書くときも、書くことがないと感じました。でも実際は、やってきたことが言葉になっていなかっただけでした。棚卸しのしかたは職務経歴書の記事に詳しく書いています。
「当たり前にやっていたこと」ほど、書き出してみる価値があります。
準備1：どの事務を目指すかを決める
ひとくちに事務といっても、仕事の中身はいろいろです。よく見かけるのは次のような種類です。
- 一般事務 … 書類作成、データ入力、電話応対、来客対応など、部署全体を支える仕事
- 営業事務 … 営業担当のサポート。見積書や受発注の処理、取引先とのやりとりが多い
- 経理事務 … 請求書の処理や入出金の管理など、お金にかかわる仕事
- 受付・総務寄りの事務 … 来客対応や備品管理、社内の手続きなど
販売・接客の経験がある方は、人とのやりとりが多い営業事務や受付寄りの事務だと、経験を説明しやすいことがあります。反対に、黙々と作業するほうが向いていると感じるなら、一般事務やデータ入力の多い仕事を選ぶ考え方もあります。
一般事務と営業事務の違いは、一般事務と営業事務の違いの記事で詳しく比べています。
準備2：パソコンはどこまでできればいい？
未経験の事務職でまず求められるのは、次のくらいの基本です。
- ローマ字入力で、ある程度スムーズに文字が打てる
- Wordで、簡単な文書を作って印刷できる
- Excelで、表を作る、足し算などの簡単な計算式を入れる、並べ替えをする
- メールで、宛先・件名・本文を整えて送れる
販売の仕事ではパソコンを使う機会が少ないこともあります。不安があるなら、家のパソコンで簡単な表を作ってみるだけでも、面接で「どのくらいできますか」と聞かれたときに答えやすくなります。
資格を取るかどうか迷っている方は、事務職の転職に資格は必要？も参考にしてください。資格がなくても応募できる求人は多いので、勉強を理由に応募を先延ばしにしすぎないことも大事だと思います。
準備3：志望動機と自己PRを、経験から組み立てる
未経験の場合、面接でほぼ聞かれるのが「なぜ事務職なのか」です。ここで「土日休みがいいから」「座って働きたいから」だけだと、条件で選んでいるように見えてしまいます。
条件の希望があるのは自然なことなので、隠す必要はありません。そのうえで、次の順番で組み立てると伝わりやすくなります。
- これまでの仕事で、事務に近い作業のどこが好きだったか
- その作業を、仕事の中心にしたいと思った理由
- 応募先で、その経験をどう使えるか
自己PRの書き方は事務職の自己PRの記事に、志望動機は事務職の志望動機の記事にまとめています。
状況別：志望動機の例文4つ
例1：アパレル販売から一般事務へ
「店舗では接客のほかに、在庫データの確認や発注を担当していました。数字を照らし合わせて間違いを見つける作業が好きで、ミスなく仕上がったときに達成感がありました。この作業を仕事の中心にしたいと考え、事務職を志望しています。」
例2：飲食店のホールから営業事務へ
「ホールでは、お客様の要望を聞いて厨房に正確に伝えることを大切にしてきました。営業事務は、営業担当やお客様の話を整理して、社内に正しくつなぐ仕事だと考えています。人と人のあいだに立つ経験を活かしたいと思い、応募しました。」
例3：ドラッグストアの販売から経理寄りの事務へ
「レジ締めや売上の集計を毎日担当していて、金額が合わないときに原因を探す作業を任されることが多くありました。お金の流れを正確に扱う仕事に関わりたいと考え、事務職を志望しています。」
例4：ホテルのフロントから受付・総務寄りの事務へ
「フロントでは、予約の管理や電話応対、館内の案内を担当していました。来客の方に安心してもらえる対応と、裏側での正確な管理の両方にやりがいを感じていたので、その両方がある受付・総務の事務に応募しました。」
どの例も、「好きだった作業」と「応募先の仕事」がつながっているのがポイントです。そのまま使うのではなく、ご自分の経験に置き換えて書いてみてください。
求人を探すときに見ておきたいこと
未経験で応募するときは、求人票の次のところを確認しておくと、入ってからのギャップが小さくなります。
- 「未経験歓迎」かどうか … 研修やマニュアルがあるか、最初は誰に教わるのかも見ておく
- 仕事内容の書き方 … 「一般事務」とだけ書かれていても、実際は営業のサポートが中心ということもある
- 使うソフト … Excelをどの程度使うか書かれていることがある
- 雇用形態 … 正社員、契約社員、派遣など。働き方の違いは派遣と正社員の比較記事にまとめています
求人票の読み方は、求人票の見方の記事で、私が応募前に確認しているところを書いています。
未経験から事務職を目指すときは、「経験がないこと」より「経験をどう説明するか」のほうが大事です。まずは、いまの仕事でしている作業を10個、紙に書き出すところから始めてみてください。
書き出したものを表の右側の言葉に直していくと、そのまま応募書類の材料になります。
よくある質問
未経験でも事務職に応募できますか？
「未経験歓迎」と書かれた事務の求人はあります。応募する人が多い職種なので、これまでの経験を事務の言葉で説明できるように準備しておくと安心です。
販売の経験しかないのですが、職務経歴書に何を書けばいいですか？
レジ締め、在庫管理、発注、電話応対など、事務に近い作業を書き出してみてください。接客そのものより、数字の確認や情報の伝達など、事務の仕事とつながる部分を前に出すと伝わりやすくなります。
資格を取ってから応募したほうがいいですか？
資格がなくても応募できる求人は多くあります。パソコンに不安があれば勉強しながら応募を進める、という形でもかまいません。
「土日休みがいいから」という理由は面接で言わないほうがいいですか？
働き方の希望があるのは自然なことです。ただ、それだけだと理由として弱く見えるので、事務の仕事そのものに惹かれた理由も一緒に伝えるのがいいと思います。
20代後半でも未経験から事務職を目指せますか？
目指せます。年齢が上がるほど、これまでの経験をどう活かせるかを具体的に聞かれやすくなるので、経験の言い換えを丁寧に準備しておきましょう。
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