事務職の志望動機。「なんとなく安定」から抜け出す書き方と例文

「安定していそうだから」が伝わりにくい理由

先にお伝えしておきたいのは、安定した働き方を望むこと自体は、まったく悪いことではないということです。長く落ち着いて働きたいという気持ちは、採用する側にとっても本来うれしいものです。

それでも「安定していそうだから」だけでは伝わりにくいのには、理由があります。

• どの会社にも同じことが言えてしまう … 応募先ならではの理由になっていません
• 「受け取りたいもの」だけが書かれている … 会社に何を返せるのかが見えません
• 事務の仕事は楽そう、と受け取られることがある … 書いた本人にそのつもりがなくても、読む側がそう解釈してしまう場合があります

つまり、問題は「安定」という言葉ではなく、その中身がほどかれていないことです。「安定」と一言でまとめている気持ちの中には、たいてい、もっと具体的な望みが入っています。

たとえば、「決まった時間に帰って生活のリズムを整えたい」「一つの職場で腰を据えて経験を積みたい」「急な変化に振り回されるより、準備して正確に進める仕事がしたい」。こうして言葉にしてみると、それぞれが事務の仕事の特徴や、応募先の働き方とつながっていきます。

志望動機は3つの材料でできている

志望動機を一から文章で書こうとすると、なかなか進みません。先に材料をそろえて、あとからつなげるほうが楽になります。

事務職の志望動機は、次の3つの材料で組み立てると形になりやすいです。

1. なぜ事務職なのか … 職種を選んだ理由
2. なぜこの会社なのか … 応募先を選んだ理由
3. 入ってから何ができるか … これまでの経験や、自分の持っている力をどう活かすか

3つとも立派である必要はありません。それぞれ一言ずつでも、つながりがあれば十分に伝わる志望動機になります。反対に、どれか1つが抜けていると、「なぜうちなのか」「何をしてくれるのか」が読む側に残ってしまいます。

ここからは、材料を1つずつ集めていきます。ノートやメモアプリを開いて、思いついたことを箇条書きで書き出しながら読んでみてください。

材料1：なぜ事務職なのか

最初に、事務職を選んだ理由を書き出します。ここで「安定」をほどく作業をします。

次の問いに、思いつくまま答えてみてください。

• いまの仕事（または前の仕事）で、しんどかったのはどんなところか
• 反対に、やっていて苦にならなかった作業、気づいたら集中していた作業は何か
• どんな一日の過ごし方なら、長く続けられそうか

しんどかったことの裏返しと、苦にならなかったことを並べると、事務職を選ぶ理由が見えてきます。

たとえば「売上の目標に追われるのがつらかった」という方でも、そこをそのまま書く必要はありません。「お客さまの注文を正確に手配するところは苦にならなかった」「数字の確認を何度しても嫌にならなかった」という部分を拾って、「人の仕事を支える側で、正確さを活かして働きたい」という言葉に置き換えることができます。

前の職場への不満を理由の中心にすると、読む側は「うちでも同じ不満を持つのでは」と感じやすくなります。離れたい理由ではなく、向かいたい理由を主語にすると、同じ本音でも印象が変わります。

材料2：なぜこの会社なのか

次に、応募先を選んだ理由です。ここがいちばん「どこにでも言える文章」になりやすいところです。

手がかりは、求人票と、会社が自分で出している情報の中にあります。

• 仕事内容の欄 … どんな作業を任されるのか。自分がやりたい作業、経験のある作業は入っているか
• 扱っている商品やサービス … 自分が知っているもの、興味を持てるものか
• 働き方の書き方 … 研修の有無、配属先の様子、長く働いている人についての記載など
• 会社が大切にしていると書いていること … 会社のホームページの事業紹介や採用ページの言葉

このうち、材料1で書き出した「向かいたい理由」と重なるものを1つか2つ選びます。たとえば「長く腰を据えて働きたい」が材料1にあり、求人票に「入社後の研修」や「担当業務を段階的に広げていく」と書かれていれば、そこが接点になります。

ここで大事なのは、求人票に書かれていることを言い写すだけにしないことです。「研修制度が充実しているから」だけだと、また受け取る側の理由に戻ってしまいます。「研修で基礎を身につけたうえで、◯◯の業務を任せてもらえるようになりたい」のように、自分がどう動くかまでつなげて書きます。

求人票のどこを読めばいいか迷うときは、求人票の見方の記事も参考にしてください。一般事務と営業事務のどちらに近い仕事かを読み分けるときは、一般事務と営業事務の違いにまとめています。

材料3：入ってから何ができるか

最後に、自分が応募先で活かせるものを書き出します。ここで「自分には書けることがない」と感じる方は少なくないと思います。

私も、「自分にはスキルがない」と長く思っていました。職務経歴書を書くときにも「書くことがない」と感じましたが、振り返ってみると、やってきたことが言葉になっていなかっただけでした。

事務職で求められる力は、目に見えにくいものが多いです。次のような場面がなかったか、思い出してみてください。

• 正確さ … 数字や名前を確かめてから渡した、ミスが起きないように自分なりの確認方法を作った
• 段取り … 締め切りから逆算して作業の順番を決めた、頼まれごとが重なったときに優先順位をつけた
• 調整 … 複数の人の予定や要望をまとめた、社内と社外のあいだに入って話を進めた
• 気配り … 次に使う人が困らないように書類やデータを整えておいた、困っている人に先に声をかけた

接客や販売、営業など事務以外の仕事でも、こうした場面はたくさんあります。職種名ではなく、実際にやった作業を思い出すのがポイントです。

見つかったら、「どんな場面で」「何をして」「どうなったか」を一言ずつ添えておきます。数字で表せるものがあれば入れてもかまいませんが、無理に数字にしなくても、具体的な場面が書かれていれば伝わります。棚卸しのやり方は、職務経歴書の記事で詳しく書いています。

経験別の例文

3つの材料をつなげると、次のような文章になります。例文はそのまま使うより、自分の材料に置き換えるための型として使ってください。◯◯の部分には、ご自身の言葉を入れます。

接客・販売から事務職を目指す場合

事務の経験があり、別の会社で事務を続けたい場合

営業職から営業事務を目指す場合

どの例文にも「安定」という言葉は出てきませんが、長く落ち着いて働きたいという気持ちは、ちゃんと文章の中に残っています。言葉を変えただけで、本音を隠したわけではありません。

書き終えたら見直したいこと

一通り書けたら、次の点を確かめてみてください。

1. 社名を別の会社に入れ替えても通じてしまわないか … 通じてしまうなら、材料2をもう一度求人票から探します
2. 「〜してもらえる」「〜が整っている」ばかりになっていないか … 受け取るものだけでなく、自分がどう動くかが入っているかを見ます
3. 前の職場への不満が中心になっていないか … 向かいたい理由が主語になっているかを確かめます
4. 面接で「もう少し詳しく教えてください」と聞かれても話せるか … 書いた場面を、自分の言葉で説明できるかどうかです

4つ目は特に大切です。志望動機は、書類に書いたあと面接でも聞かれることが多いので、書類の文章を丸暗記するより、材料の3つを自分の言葉で話せるようにしておくほうが、質問が少し変わっても落ち着いて答えられます。

もう一つ、自分で書いた文章は、自分ではよく分からなくなってくるものです。家族や友人、転職の相談先など、誰かに一度読んでもらうと、「ここは伝わる」「ここはどういう意味？」という反応がもらえます。

一人で書いた書類を誰かに見てもらいたいときは、転職エージェントに相談するのもひとつの方法です。私は転職活動で複数のエージェントを並行して使っていて、そのうちの1つがアデコでした。担当の方は親身に話を聞いてくれて、プッシュされなかったので気持ちが楽でした。書類も見てもらいました。私はアデコ経由では決まらず、並行して自分で受けていた会社に決めましたが、事務の求人をたくさん持っている印象でした。

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なお、20歳以下の方は対象外です。