事務職の自己PR。「正確さ」「気配り」を具体的な言葉にする方法

事務職の自己PRは、何を見られている？

自己PRは、「この人が来たら、うちの仕事がどう進むか」を想像してもらうための欄です。人柄を伝える欄だと思われがちですが、実際に読む側が知りたいのは、もう少し実務的なことだと思います。

事務の仕事は、成果が数字で見えにくい仕事です。営業のように「何件受注した」という形では表しにくく、その代わりに「どういう手順で仕事をしている人か」が判断材料になります。

だから自己PRでは、性格の良さを訴えるよりも、自分がどんなやり方で仕事を進めてきたかを書くほうが伝わります。

「正確さ」「気配り」だけでは伝わらないのはなぜ？

「正確さ」「気配り」は、事務職の自己PRでとても多く使われる言葉です。書いてはいけない言葉ではありません。ただ、これだけだと読む側に情報が渡りません。

理由は二つあります。

一つは、応募している人のほとんどが同じ言葉を書いていることです。書類を並べたときに区別がつかないので、読む側の記憶に残りません。

もう一つは、言葉の意味が人によって違うことです。「正確さ」と聞いて、ダブルチェックの習慣を思い浮かべる人もいれば、入力の速さを思い浮かべる人もいます。自分がどの意味で使っているかを書かないと、相手の想像に任せることになります。

言い換えると、「正確さ」は結論であって、中身ではないということです。中身のほうを書きます。

具体的な言葉にする3つの手順

やることは難しくありません。次の順番で書き出していきます。

1. いつも何をしていたかを思い出す … 朝いちばんにやっていたこと、毎週決まってやっていたこと、月末にやっていたことを並べます。評価を気にせず、作業の名前だけ書き出します
2. なぜそうしていたかを一言足す … 「先にこれを確認していた」のうしろに「あとで直す手間が増えるから」を付けます。ここが、その人のやり方になります
3. 何がどうなったかを書く … 数字がなくてもかまいません。「問い合わせが減った」「引き継ぎのときに聞かれることが少なかった」でも十分です

この3つがそろうと、「正確さがあります」ではなく「こういう手順で進めるので、こうなりました」という文章になります。読む側は、あなたが職場で動いているところを想像できます。

思い出す作業そのものがうまくいかないときは、事務職の職務経歴書。「書くことがない」と思ったときの棚卸しのしかたのやり方を先に試してみてください。自己PRは、棚卸しが終わったあとのほうが書きやすくなります。

ありがちな言葉の言い換え表

よく使われる言葉を、具体的な中身に置き換えた例を表にしました。自分の場合はどうだったかを思い出すきっかけとして見てください。

ありがちな言葉	思い出したいこと	書き換えの例
正確さ	間違いを防ぐために何をしていたか	入力後に必ず件数と金額を突き合わせ、前月の資料と見比べてから提出していました
気配り	誰のどんな困りごとに先に動いたか	営業が外出する日は、必要な資料を前日のうちにまとめて渡していました
コミュニケーション能力	どんな相手と、何のやり取りをしたか	他部署や取引先との電話・メールの窓口を担当し、確認事項を箇条書きにして返していました
臨機応変	急な変更に、どう対応したか	納期変更の連絡が入ったとき、影響が出る部署を先に洗い出して順番に連絡していました
パソコンが得意	何のソフトで、何を作っていたか	Excelで受注一覧を管理し、関数を使って毎月の集計作業の手順を減らしました
責任感	任されていた範囲はどこまでか	受注から請求までを一人で担当し、月末の締め作業の期限を守っていました

右の列を見ると分かりますが、特別なことは書かれていません。やっていた作業を、そのまま文にしているだけです。それでも、左の列よりずっと伝わります。

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私も転職活動のとき、複数のエージェントを並行して使っていて、そのうちの一つがアデコでした。書類を見てもらいました。一人で書いていると「これくらい誰でもやっている」と思って削ってしまう部分が出てきます。人に読んでもらうと、自分の中では当たり前になっている作業が、外から見ると書く価値のあることだと分かります。

状況別：自己PRの例文4つ

立場によって、書ける材料は変わります。よくある4つの状況で例を挙げます。そのまま使うのではなく、自分の仕事に置き換えて読んでください。

4つとも、書いてあるのは「やっていたこと」と「なぜそうしていたか」だけです。強い言葉は使っていません。自己PRは、盛るほど伝わらなくなる欄だと思います。

書くときに気をつけたいこと

細かいことですが、読む側の受け取り方が変わる部分です。

• 長さは200〜300字くらいを目安にする … 書類の欄に収まる量にします。長すぎると、いちばん伝えたいところが埋もれます
• 前の職場の不満を入れない … 自己PRの欄で書くと、話がずれてしまいます。辞めた理由は別の欄や面接で聞かれます
• 応募先の仕事に近い話を選ぶ … 材料が複数あるときは、募集内容に近いものから並べます
• 最後を「これからどうしたいか」で締める … 過去の話だけで終わらせず、応募先での働き方につなげます

もう一つ。「誰でもやっていること」を自分で削らないでください。私は長いあいだ「自分にはスキルがない」と思っていましたが、それは比べる相手を間違えていただけでした。毎日きちんとやっていた作業には、やり方が含まれています。

志望動機とは、どう書き分ける？

自己PRと志望動機は、内容が混ざりやすい欄です。分け方はこう考えると整理できます。

• 自己PR… これまで自分がどう仕事をしてきたか。主語は自分
• 志望動機… なぜこの会社を選んだか。主語は会社と自分の関係

同じ材料を使ってもかまいません。自己PRで「手順を決めて進めていた」と書き、志望動機で「募集内容に複数の部署と関わる仕事と書かれていたので、その進め方が活かせると考えた」とつなげると、書類全体の筋が通ります。

志望動機のほうは、事務職の志望動機。「なんとなく安定」から抜け出す書き方と例文でくわしく書いています。面接での答え方は事務職の面接でよく聞かれる質問と、答えの組み立て方にまとめました。

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