事務職の職務経歴書。「書くことがない」と思ったときの棚卸しのしかた

「書くことがない」の正体

事務の仕事は、うまくいっているときほど目立ちません。

請求書が期日どおりに出ている、備品が切れていない、来客が待たされていない。何も起きていない状態をつくるのが仕事なので、成果が「起きなかったこと」の形で残ります。

だから、成果を書こうとすると手が止まります。これは能力の問題ではなく、書き方の問題でした。

もうひとつあります。毎日やっていることほど、本人には当たり前に見えるということです。自分にとって簡単なことは、価値がないように感じます。実際には、それが得意だからそう感じているだけ、ということがよくあります。

まず、3つの質問に答えてみる

職務経歴書の様式は、いったん置いておきます。先にこの3つに答えてみてください。

1. 職場で「これお願い」と頼まれることは何ですか
2. 人がめんどうがるのに、自分は苦にならないことは何ですか
3. 「助かった」「ありがとう」と言われた場面を、ひとつ思い出せますか

1番目は、まわりから見た得意分野です。人は、頼みやすい相手に頼みます。頼まれることが偏っているなら、そこに理由があります。

2番目が、いちばん見つけにくくて、いちばん強いところです。細かい確認、数字の突き合わせ、板挟みの調整。苦にならないというのは、続けられるということです。

3番目は、価値の証拠です。誰かの手間が減ったから、お礼を言われています。何が減ったのかを思い出すと、それがそのまま書ける材料になります。

仕事を「動詞」で書き出す

次に、日々やっていることを動詞で書き出します。「一般事務」ではなく、こう書きます。

• 請求書を作る／送る／入金を確認する
• 受発注のデータを入力する／確認する
• 電話・メールで問い合わせに答える
• 複数人の予定を調整する
• Excelで一覧を作る／集計する
• 新しく入った人に手順を教える
• 備品を発注する／在庫を管理する

15分もあれば、20個くらい出てきます。この時点で「書くことがない」は、たいてい解消します。

さらに、それぞれに「誰のために」を足すと、役割が見えてきます。「営業3名のために」「取引先20社に対して」といった形です。

数字がない仕事に、数字をつける

売上がない職種でも、数字は書けます。使えるのは、この4種類です。

• 件数：請求書 月200件／問い合わせ 1日30件
• 人数：営業担当5名のサポート／取引先30社を担当
• 頻度：月次で締め処理／週1回の会議資料を作成
• 期間：3年間担当／産休カバーを6ヶ月

正確な数字が分からなければ、「約」で書いてかまいません。おおよその規模が伝わることが大事で、監査を受けるわけではありません。

改善したことがあれば、そこも書けます。「手入力していた集計をExcelの関数に置き換え、月4時間ほど短縮した」。小さくても、自分で変えたことは強い材料です。言われたことをやるだけの人ではない、という証拠になります。

応募先に合わせて並べ替える

書き出しが終わったら、全部を同じ重さで並べません。

応募先が求めているものを求人票から読み取って、それに近いものを上に持ってきます。正確さを求める職場なら数字を扱う業務を、調整の多い職場なら人と人の間に立った業務を上にします。

並べ替えるだけで、同じ経歴がまったく違って見えます。中身を盛る必要はありません。順番を変えるだけです。

（求人票から何を読み取るかは、求人票の見方の記事に書いています）

一人で書くと、削りすぎる

最後に、いちばん伝えたいことを書きます。

職務経歴書を一人で書いていると、「これくらい誰でもやっている」と思って、どんどん削ってしまいます。私もそうでした。書き上がったものは、実際にやってきたことの半分もありませんでした。

これは謙虚さの問題ではなく、自分の当たり前は自分では見えないという、それだけのことです。

だから、書き出しの段階で一度、人に見てもらってください。友人でも、前の職場の同僚でも、転職エージェントやキャリアの相談窓口でもかまいません。

「それ、普通じゃないよ」と言われるところが、たいてい書くべきところでした。