一般事務と営業事務の違い。仕事内容と向いている人、求人票の見分け方

いちばん大きな違いは「誰を支えるか」

先に大まかな違いを書いておきます。

一般事務は、部署や会社全体を支える仕事です。社内のいろいろな人から頼まれる書類づくりや入力、電話の取り次ぎなどを引き受けて、組織がとどこおりなく回るようにします。

営業事務は、営業担当とそのお客さまを支える仕事です。営業担当が取ってきた注文や見積もりの依頼を形にして、商品やサービスがお客さまのもとへ届くまでの手続きを進めます。

どちらも「人の仕事がうまく進むように整える」という点では同じですが、向き合う相手と、仕事が流れてくる道筋が違います。この違いが、忙しさの波や、求められる動き方の違いにつながっていきます。

なお、職種の呼び方や仕事の範囲には決まった定義がなく、会社によってかなり差があります。ここで書くのは、一般的にこういう傾向があるという整理として読んでいただけたらと思います。

一般事務の仕事内容

一般事務でよく見られる仕事は、次のようなものです。

• 書類の作成・データ入力 … 社内資料、各種の申請書、表計算ソフトへの入力や集計
• 電話・来客の対応 … 代表電話を受けて担当者に取り次ぐ、来客を案内する
• 郵便物や備品の管理 … 郵便の仕分けや発送、消耗品の発注と在庫の確認
• ファイリング・書類の保管 … 紙やデータの書類を決まったルールで整理する
• 各部署からの依頼への対応 … コピーや資料の準備、会議室の予約など

会社の規模によって、範囲が大きく変わるのも一般事務の特徴です。人数の多い会社では担当が細かく分かれていることが多い一方で、人数の少ない会社では、総務や経理に近い仕事までまとめて任されることがあります。

仕事の多くは社内の人とのやりとりで、手順がある程度決まっているものが中心です。そのぶん、同じ作業をいつも同じ正確さでこなすことが信頼につながりやすい仕事だといえます。

営業事務の仕事内容

営業事務でよく見られる仕事は、次のようなものです。

• 見積書・請求書・発注書などの作成 … 営業担当の依頼を受けて、金額や数量を確認しながら作る
• 受注・発注の処理 … お客さまからの注文をシステムに入力し、仕入れ先や社内の関係部署に手配する
• 納期や在庫の確認・調整 … いつ届けられるかを確かめて、営業担当やお客さまに伝える
• お客さまからの電話・メールへの対応 … 営業担当が外出しているあいだの問い合わせを受ける
• 営業担当のサポート … 提案資料の準備、売上データのまとめなど

一般事務と比べると、社外の人とのやりとりが多くなりやすいのが特徴です。お客さまの都合で急ぎの依頼が入ったり、注文の内容が途中で変わったりすることもあるので、決まった手順どおりに進まない場面が出てきます。

また、月末や月初など、締めの時期に仕事が集中しやすい傾向があります。扱う商品が海外とかかわる会社では、貿易事務と重なる仕事を任されることもあります。

並べてみると分かること

ここまでの内容を、いくつかの点で並べてみます。

• 支える相手 … 一般事務は部署や会社全体、営業事務は営業担当とお客さま
• やりとりする相手 … 一般事務は社内が中心、営業事務は社外も多い
• 仕事の流れ … 一般事務は決まった手順の作業が中心、営業事務は注文や依頼に合わせて動く場面が多い
• 忙しさの波 … 一般事務は比較的一定になりやすく、営業事務は締めの時期や取引の状況で変わりやすい
• 扱う数字 … 営業事務は金額・数量・納期など、間違えるとお客さまに影響が出る数字を扱うことが多い

どちらが上、どちらが楽ということではありません。自分がどんな流れの中で働くと力を出しやすいかで、合う・合わないが分かれる仕事だと思います。

一般事務に向いている人

一般的に、次のような方は一般事務の働き方になじみやすいと言われています。

• 決まった手順を、ていねいに正確に進めるのが好きな人
• いろいろな人から頼まれたことを、順番に片付けていくのが苦にならない人
• 社内の人とのやりとりが中心の、落ち着いた環境で働きたい人
• 書類やデータを整理して、使いやすい状態にしておくのが得意な人

一般事務は、目立つ成果が見えにくい仕事でもあります。けれど、段取りよく整えておくことや、ミスなく続けることは、れっきとした強みです。私自身、「自分にはスキルがない」と長く思っていました。職務経歴書を書くときも「書くことがない」と感じましたが、やってきたことが言葉になっていなかっただけでした。（この話は事務職のキャリアの記事に書いています）

営業事務に向いている人

一方、営業事務の働き方になじみやすいと言われるのは、次のような方です。

• 急な依頼が入っても、優先順位を組み替えて動ける人
• お客さまや社外の人とのやりとりに抵抗が少ない人
• 金額や納期など、数字を何度も確かめるのが苦にならない人
• 営業担当と組んで、仕事がまとまっていく過程にやりがいを感じる人

営業事務は、自分が作った見積書や手配した商品が、実際の取引につながっていくのが見えやすい仕事です。そこに手ごたえを感じる方には合いやすいと思います。

ただ、向き不向きは、やってみないと分からない部分もあります。上に書いたことに全部当てはまらなくても、応募をあきらめる必要はありません。「どちらかといえばこっちかな」くらいの目安として使ってください。

求人票でどちらに近いかを見分ける

実際の求人では、「一般事務」と書かれていても中身が営業事務に近かったり、「事務スタッフ」「営業アシスタント」など別の名前で出ていたりします。職種名だけで判断せず、次のところを読んでみてください。

1. 「仕事内容」の欄に、どんな作業が書かれているか … 「受発注」「見積書作成」「納期調整」があれば営業事務寄り、「来客対応」「備品管理」「郵便物の対応」が中心なら一般事務寄りです
2. 電話やメールの相手が社内か社外か … 「お客さまからの問い合わせ対応」と書かれていれば、社外とのやりとりがあると考えられます
3. サポートする人数やチームの構成 … 営業事務なら「営業担当◯名のサポート」のように書かれていることがあります。配属先の人数も、分かれば見ておきます
4. 使うソフトやシステム … 表計算ソフトだけか、受発注や在庫の管理システムを使うのかで、仕事の中身が見えてきます
5. 忙しい時期についての書き方 … 「月末月初は残業あり」などの記載は、締めの時期に仕事が集まる職場の目安になります

「事務全般」「庶務」とだけ書かれている場合は、範囲が広い可能性があります。書かれていないことは、面接で「一日の仕事の流れ」や「配属先は何名くらいか」を聞いてみるのもひとつの方法です。

私が営業事務をしていたときは、部署に若手が自分1人で、雑用が多く、人間関係のストレスもあって退職しました。こうした職場の雰囲気は、求人票からは読み取れません。職種名よりも、仕事内容と配属先の様子を確かめることが、入ってからの「思っていたのと違う」を減らすことにつながると思います。

求人票全体の読み方は、応募する前に確認している5つのことにまとめています。

迷ったときにやってみてほしいこと

どちらに応募するか決めきれないときは、頭の中で考え続けるより、実際の求人を見比べるほうが早いことがあります。

1. 一般事務と営業事務の求人を、それぞれ数件ずつ選ぶ … 通える範囲にあるものから選びます
2. 「仕事内容」の欄の作業を、ノートに書き出す … 1行に1つずつ、動詞の形で書きます
3. やってみたい作業に○、気が進まない作業に△をつける … 理由は一言で十分です

○が多く集まったほうが、いまのあなたにとって入りやすい仕事です。△の理由を見ると、「社外とのやりとりが不安」「数字のミスが怖い」など、次の職場で確かめたい条件もはっきりしてきます。

書き出した作業のうち、これまでの仕事で似たことをしていたものがあれば、それはそのまま職務経歴書に書ける材料になります。

一人で求人を見比べるのが大変なときは、事務の求人を多く扱っているところに相談するのもひとつの方法です。私が転職活動で複数のエージェントを並行して使ったとき、アデコは事務の求人をたくさん持っている印象でした。私はアデコ経由では決まらず、紹介された求人も自宅から遠いなど条件が合わなかったので、通える範囲などの条件は最初に伝えておくといいと思います。