事務職に必要なパソコンスキルはどこまで？目安と伝え方

「PC基本操作」って、どこまでできればいい？

求人票の「PC基本操作」には、決まった定義があるわけではありません。会社によって想定しているレベルは違いますが、一般的には次のようなことを指している場合が多いと言われています。

• キーボードで、文章をそれなりの速さで入力できる
• メールの作成・返信・添付ファイルの送付ができる
• ファイルやフォルダを作って、整理・保存できる
• Wordで、簡単な文書を作って印刷できる
• Excelで、表にデータを入力し、簡単な計算ができる

つまり、「ふだんの仕事で、困らずにパソコンを使えるかどうか」を見ていることが多いということです。最初から難しい機能が使えることを求められているわけではありません。

一方で、「Excel中級以上」「関数を使った集計ができる方」と具体的に書かれている求人は、もう少し上のレベルを想定しています。求人票の書き方の違いは、あとで詳しく見ていきます。

レベル別：事務職で使われやすい操作の目安

事務の仕事でよく使われる操作を、レベル別に表にしました。自分がどこまでできるかを確かめる目安にしてください。

レベル	Word	Excel	そのほか
基本	文字の入力・修正、文字の大きさや太字、印刷	データ入力、四則演算、合計（SUM）、セルの書式	メール、ファイル整理、ネットでの調べもの
実務でよく使う	表の挿入、ひな形を使った文書作成、差し込み印刷	並べ替え・絞り込み、平均・件数を数える関数、IF関数、グラフ作成	PDFの作成、共有フォルダの使い方、オンライン会議
できると頼られる	長い文書のスタイル設定、目次づくり	VLOOKUPなどの検索関数、ピボットテーブル、入力ミスを防ぐ設定	作業の手順書づくり、くり返し作業の効率化

一般事務の求人で多いのは、「基本」から「実務でよく使う」あたりまでです。「できると頼られる」の行は、入ってから覚えていく人も多いので、今の時点で全部できなくても心配しすぎなくて大丈夫です。

求人票の書き方から、求められるレベルを読む

求人票の書き方を見ると、その会社がどのくらいのレベルを想定しているかが、ある程度分かります。

仕事内容の欄もあわせて読むと、どんな場面でパソコンを使うかが見えてきます。求人票の全体の読み方は、求人票の見方の記事にまとめています。

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パソコンスキルに不安がある場合は、面談のときに「どこまでできるか」を正直に伝えておくと、合う求人を一緒に考えてもらいやすくなります。

パソコンに自信がないときは、何から練習する？

自信がないときは、いきなり難しい機能に手を出すより、事務の仕事でよく使う操作から順番に練習するのがおすすめです。

1. タイピング … 毎日少しずつでも続けると、入力の速さが変わってきます。速さより、まずは正確さを意識します
2. Excelの基本 … 表を作る、合計を出す、並べ替える、絞り込む。家計簿や予定表など、身近なもので練習すると続けやすいです
3. よく使う関数 … SUM、AVERAGE、COUNT、IFあたりから。実際に小さな表を作って使ってみます
4. Wordの文書作成 … お知らせの文書や、簡単な案内文を作ってみる
5. メールの書き方 … 宛先、件名、本文の型を覚えておく

練習するときは、「できるようになったこと」をメモしておくと、あとで書類や面接で話すときにそのまま使えます。

未経験から事務職を目指している方は、未経験から事務職を目指すときの記事もあわせて読んでみてください。

書類や面接で、どう伝えればいい？

パソコンスキルを伝えるときは、「何ができるか」を、使った場面と一緒に書くと伝わりやすくなります。「Excelが使えます」だけでは、どのくらいできるのかが相手に分かりません。

書類に書くときの例です。

• 事務の経験がある場合 … 「Excel：SUM・IF・VLOOKUPを使った売上表の作成と月次の集計」「Word：見積書・案内文書の作成（社内のひな形を使用）」
• 事務は未経験で、前職でパソコンを使っていた場合 … 「Excel：店舗のシフト表・在庫表の作成と更新」「メールでの取引先との連絡」
• 独学で練習した場合 … 「Excel：SUM・AVERAGE・IF関数を使った表の作成（独学で練習中）」

面接で聞かれたときは、たとえば次のように答えると、できることとできないことが正直に伝わります。

「Excelは、関数を使った表の作成と集計まではできます。ピボットテーブルはまだ使ったことがないので、入社までに練習しておきたいと考えています」

できないことを隠すより、どこまでできて、どう補うつもりかを話すほうが、信頼につながりやすいと言われています。職務経歴書の書き方は、職務経歴書の棚卸しの記事にまとめています。

資格は取ったほうがいい？

パソコンの資格は、スキルを目に見える形で示す方法のひとつです。ただ、事務職の採用では、資格そのものより「実際に何ができるか」が見られることが多いと言われています。

資格の勉強は、操作を体系的に覚えるきっかけになるので、自信がない方には役に立つこともあります。一方で、資格を取ることが目的になってしまうと、応募の時期が遅れることもあります。資格を取る前に考えたいことは、事務職の資格の記事で詳しく書いています。

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